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Las historias clínicas son los archivos médicos que se encuentran en instituciones de salud en donde se anotan todos los acontecimientos de los pacientes.
Por eso en cada carpeta correspondiente a personas se encuentran formatos de documentos muy diversos ya que se componen en gran parte de documentos en papel con anotaciones médicas, recetas, estudios de laboratorio, imágenes radiográficas, ecografías, etc.,
Actualmente se suman una gran cantidad de información digital.
Los documentos radiográficos así como tomografías y otros estudios de imagen consisten en imágenes que tienen un amplio rango de definición y composición el cual representa una gran dificultad para ser captadas por un escáner.
Actualmente los equipos de imagen ya permiten la generación de imagen digital para ser anexados a las historias clínicas.
En el caso de las historias clínicas existen dos tipos de archivos, activos e históricos.
Los archivos históricos son los de pacientes que no están atendiéndose en este momento pero por motivos legales los archivos deben ser preservados y mantenidos para consulta por el tiempo que esté determinado. Estos archivos generalmente no tienen formato digital y son desde papel o desde placas radiográficas. Generalmente relacionados por numero de documentos del paciente o de legajo todos los documentos deben anexar ese dato y la fecha de confección para ordenar la historia clínica del paciente.
El segundo tipo de archivo que encontramos son los archivos de personas activas que tiene la característica de ser archivos dinámicos que reflejan el día a día de la atención médica del paciente.
Esto significa que no se ha cerrado su ciclo por desaparición de los generantes sino que suceden actividades que están siendo registradas y por eso se van agregando permanentemente nuevos registros relacionados a los registros ya existentes, históricos o activos anteriores.
Esta
relación entre todos los documentos debe ser generada manualmente ya que estos nuevos documentos al ser escaneados deben ingresar a una base de datos e incorporarse a la cadena de datos adecuada para ser encontrado junto con los otros registros de su cadena.
Para eso cuando se digitaliza un archivo administrativo es muy importante generar las referencias adecuadas para lograr juntar las imágenes cuando se realicen las más diversas consultas.
Es habitual que las instituciones que digitalizan sus historias clínicas también incorporan a su base de datos sus archivos institucionales administrativos, legales y contables para tener informatizando todos los documentos de la institución. Y de esa forma poder aprovechar los espacios edilicios para el funcionamiento desocupando los espacios de archivos y papeles que requieren grandes volúmenes así como una importante labor para búsqueda en caso de ser necesario.
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