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Una base de datos es un sistema informático donde se guardan datos y permite la consulta de los mismos por medio de solicitudes en un formulario.
Cuando se generan archivos digitales de grandes volúmenes de información es bastante difícil y complicado encontrar documentos.
Hablando de archivos de imágenes cuando se digitaliza un microfilm, una foto, una carta, un periódico, un documento, etc, se le debe agregar datos a la imagen para la diferenciación con respecto al resto de las imágenes sin tener necesidad de abrirla ni leerla para verlas.
Esos datos se llaman metadatos y es una archivo de texto donde se escriben todos los datos que se consideren necesarios para identificar la imagen.
Esos datos, ese archivo, se genera ya sea automáticamente durante la captura del escáner o por la carga de datos manualmente a posteriori por un editor experimentado y preparado para esa carga.
Cada imagen con su archivo de texto se incorpora a la base de datos.
La base de dato consiste básicamente de una matriz donde cada línea horizontal es un REGISTRO que en definitiva todo lo que represente una imagen y todos sus datos.
Cada línea vertical es un CAMPO. Cada campo contiene un dato, por ejemplo: una imagen, un nombre, un numero, una fecha, un autor, un numero de legajo, de documento, etc.
Cada imagen con sus datos se acomoda en un registra llenando con los datos todos los campos.
De esa forma pueden quedar guardadas miles de imágenes (registros) con todos sus datos (campos).
Para encontrar algo se programa un formulario de consulta donde cada ventana del formulario pide al "CAMPO" de la base el dato que nosotros escribamos. Cuando se escribe un nombre en una ventana la base de datos busca en todo ese campo las coincidencias y las muestra como resultado de nuestra búsqueda.
De allí la importancia de la correcta carga de los datos ya que si hay un dato mal cargado nunca será encontrado y el REGISTRO nunca será mostrado.
Para la carga de los datos así como para la búsqueda de datos sencibles, o de limitaciones para determinados usuarios se pueden programar dentro de la base distintos niveles de ingreso para administradores o carga de datos o usuarios.
Las bases pueden ser usadas para solo consulta como también utilizar diversas formas de entrecruzamiento entre bases y exportaciones de datos.
Las consultas se pueden realizar desde redes internas así como desde modernos sistemas de internet
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